Viele Tätigkeiten, die Unternehmen erfolgreich machen, sind für Außenstehende nicht sichtbar. Die Aufgaben der Personaleinsatzplanung gehören dazu. Die in diesem Bereich Verantwortlichen können für ihren Betrieb Großartiges leisten – im Rampenlicht stehen sie allerdings nicht.
In diesem Artikel möchten wir uns der Tätigkeit der Personaleinsatzplanung widmen, um das Gespür für wichtige betriebsinterne Prozesse zu schärfen und Unternehmen Wege aufzuzeigen, wie diese Abläufe effizient gestaltet werden können.
Die vier Ebenen der Personaleinsatzplanung
Personaler, die im Bereich der Personaleinsatzplanung arbeiten, müssen sich darum kümmern, die verfügbaren Humanressourcen so einzusetzen, dass jeder Beschäftigte den Platz im Unternehmen erhält, der seinen Interessen, Bedürfnissen und Fähigkeiten am ehesten entspricht.
Dies ist die qualitative Herangehensweise an die Personaleinsatzplanung. Quantitativ geht es darum, dafür zu sorgen, dass möglichst jede Stelle besetzt wird. Der Zeitpunkt, an dem dies geschieht und damit üblicherweise die Schicht, ist die zeitliche Ebene der Personaleinsatzplanung, während die lokale Ebene auf den Einsatzort des Beschäftigten eingeht.
Die Ziele der Personaleinsatzplanung
Jede Personaleinsatzplanung verfolgt bestimmte Ziele:
- konstante Personaldeckung unter Vermeidung von Engpässen
- höchstmögliche Steigerung der Produktivität unter maximaler Kostensenkung
- Flexibilisierung des Personaleinsatzes.
Damit die Herausforderungen bei der Personaleinsatzplanung gemeistert werden können, wurden spezielle Tools entwickelt, die im Laufe der digitalen Umgestaltung der Betriebe im Zeitalter der Industrie 4.0 wie Pilze aus dem Boden schießen.
Was ist der richtige Zeithorizont?
Die Personaleinsatzplanung hat eine kurzfristige, mittelfristige und langfristige Seite. Kurzfristig geht es darum, dafür zu sorgen, dass heute und morgen die betrieblichen Abläufe reibungslos durch eine effiziente Verteilung der Humanressourcen vonstattengehen. Langfristig berücksichtigen Personalplaner hingegen die strategische Unternehmenspolitik, um für geplante Umstrukturierungen mit dem Betriebsstamm optimal aufgestellt zu sein. Mittelfristig ist alles dazwischen.
Das tägliche Brot der Personaleinsatzplaner ist das Schließen von Kompromissen hinsichtlich kurz- und langfristiger Elemente der Disposition. In vielen Fällen wird nach dem goldenen Mittelweg zwischen den Vorteilen der besseren Planung bei langfristigen Entscheidungsprozessen sowie der größeren Flexibilität bei kurzfristigen Optionen gerungen.
Je kürzer der Zeithorizont der Personaleinsatzplanung ist, desto präziser werden die Abläufe sein, da im Laufe der Prozesse mit weniger unbekannten Variablen zu rechnen ist. Längere Zeithorizonte bieten hingegen den Vorteil, dass auf geplante Umstrukturierungen effektiver eingegangen werden kann.
Mit welchen Faktoren müssen HR-Planer kalkulieren?
Um die Personaleinsatzplanung qualitativ, quantitativ, zeitlich und lokal durchführen zu können, müssen für die Zuteilung die Zahl der verfügbaren Arbeitskräfte, die Altersstruktur und – in einigen wenigen Fällen – das Geschlecht berücksichtigt werden. So sind ältere Beschäftigte körperlich nicht mehr so belastbar wie jüngere Kollegen, während das Geschlecht in Ausnahmefällen eine „wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung“ (§ 8 Ab. 1 AGG) darstellen darf.
Gute Personaleinsatzplaner kalkulieren darüber hinaus mit einer realistischen Krankheitsquote, um nicht vor der Verlegenheit zu stehen, auf einen Krankheitsfall nicht rechtzeitig reagieren zu können. Eine weitere Größe stellen für die Planungsebene die Urlaubszeiten der Mitarbeiter dar, wobei im Sommer und in der Weihnachtszeit die meisten Urlaubsanträge gestellt werden.
Schwankende Auftragsmengen, saisonale Hochs und Tiefs und Lieferengpässe können temporär zu einem stärkeren oder schwächeren Bedarf an Arbeitskräften führen, sodass Personaleinsatzplaner auch mit diesen Variablen operieren sollten. Die Lockdowns während der Coronapandemie waren drastische Beispiele dafür, wie unvorhergesehene Ereignisse Auswirkungen auf den Bedarf an Beschäftigten zu einem bestimmten Zeitpunkt haben können.
Personaleinsatzplanung aus Sicht der Mitarbeiter
Tätigkeiten der Personaleinsatzplanung haben einen starken Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Deshalb gehört die qualitative Komponente dieser Form des HR-Managements zu den wichtigsten Aufgabengebieten. Erhalten Beschäftigte Aufgaben, die ihren Fähigkeiten, Neigungen und Bedürfnissen entsprechen, arbeiten sie motivierter und ihre Produktivität wird höher sein. Jede Über- oder Unterforderung gilt es deshalb zu meiden.
Ein anderer wichtiger Punkt ist in diesem Zusammenhang, dass einzelne Beschäftigte möglichst wenig Überstunden leisten müssen, sodass das jeweilige Überstundenkonto des einzelnen Mitarbeiters bei derartigen Entscheidungen berücksichtigt wird. Ebenfalls sollte es nicht zu Ausfallzeiten kommen, zumal Beschäftigte nach dem vereinbarten Stundenkontingent, das aus dem Arbeitsvertrag hervorgeht, bezahlt werden müssen. Im Zeitalter der Industrie 4.0 leisten spezielle Tools für das HR-Management den Personalern wertvolle Unterstützung.
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