Was ist eine elektronische Signatur und wie funktioniert diese?

Bestimmt haben Sie schon etwas über eine elektronische Signatur gehört. Heutzutage nutzen viele Menschen eine sogenannte E-Signatur, um Dokumente in einem PDF-Format unterzeichnen zu lassen. Sollten Sie sich noch nicht sehr gut mit diesem Thema auskennen und nicht wissen, wie man eine elektronische Unterschrift erstellen kann, sind Sie bei uns genau an der richtigen Adresse. Wir möchten Sie über die elektronische Signatur aufklären und Ihnen verraten, wie diese funktioniert und wie Sie eine E-Signatur nutzen können.

Was stellt eine elektronische Signatur dar?

Die elektronische Signatur wird auch als elektronische Unterschrift bezeichnet. Hierbei handelt es sich um eine Methode, die dafür sorgt, dass Sie die Einverständniserklärung auf einem PDF-Dokument abgeben oder einholen können. Wenn Sie eine elektronische Unterschrift erstellen, tragen Sie dazu bei, dass Ihre Kosten reduziert werden und die Effizienz Ihrer Arbeit erhöht wird. Die Rechtmäßigkeit einer elektronischen Signatur ergibt sich aus der eiDAS-Verordnung, die von der Europäischen Union festgelegt wurde. In der eiDAS-Verordnung wurden die unterschiedlichen Typen von elektronischen Unterschriften bestimmt.

Welche verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Grundsätzlich wird zwischen drei verschiedenen Arten von elektronischen Unterschriften unterschieden: eine einfache elektronische Signatur, eine fortgeschrittene elektronische Signatur und eine qualifizierte elektronische Signatur. Die Unterschiede zwischen den drei elektronischen Unterschriften erklären wir Ihnen hiermit.

Die einfache elektronische Signatur

● Kommt häufig zum Einsatz, weil sie einfach und schnell genutzt werden kann
● Es gibt keine bestimmten Anforderungen
● Rechtlich gibt es eine geringe Sicherheit, da man nicht nachvollziehen kann, ob die Unterschrift im Dokument nachträglich verändert wurde

Wenn Sie ein Dokument ohne eine Identitätsprüfung signieren, und zwar direkt am Tablet oder Ihre Unterschrift einscannen und digital dem Dokument beifügen, handelt es sich um eine einfache elektronische Signatur. Zum Beispiel das Unterschreiben auf einem Handscanner bei der Zustellung eines Pakets der Deutschen Post stellt eine einfache elektronische Unterschrift dar.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

● Rechtlich gibt es mehr Sicherheiten als bei einer einfachen elektronischen Signatur
● Für rechtlich verbindende Dokumente besser geeignet
● Die strengen Auflagen der eiDAS-Verordnung müssen bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur beachtet werden
● Die Dokumente lassen sich nach dem Signieren nicht mehr manipulieren
● Die Beweiskraft ist deutlich höher

Bei einer fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift muss der Unterschriftgeber zur Überprüfung seiner Identität z. B. ein Ausweisdokument eingescannt hochladen. Des Weiteren wird ein sogenanntes Kontrollkästchen hinzugefügt und damit wird bestätigt, dass der Unterschriftgeber das Dokument gelesen, verstanden und mit seiner Unterschrift bestätigt hat. Um eine höhere rechtliche Sicherheit zu erlangen, können verschiedene Arten der Identitätsprüfung kombiniert werden.


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Die qualifizierte elektronische Signatur

● Die sicherste Form einer elektronischen Unterschrift bzw. Identitätsprüfung
● Erfüllt hohe Anforderungen und wird von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt
● Für Dokumente mit einer rechtlichen hohen Beweiskraft relevant, da eine Identifizierung des Unterzeichners erforderlich ist
● Die Dokumente lassen sich nach dem Signieren nicht mehr manipulieren
● Rechtlich mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt

Solche Unterschriften werden nur dann gebraucht, wenn es sich um die Unterzeichnung von einem äußerst rechtlich verbindlichen Dokument handelt. In der Regel reicht zum Unterzeichnen von PDF-Dokumenten eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Unterschrift vollkommen aus.

So lässt sich eine elektronische Unterschrift erstellen!

Sollten Sie häufig eine elektronische Unterschrift erstellen müssen, empfiehlt sich die Nutzung von einer cloudbasierten Software oder einer sog. E-Signatur Software. Mithilfe elektronischer Signaturen lassen sich Arbeitsprozesse nachhaltiger gestalten, beschleunigen und Kosten für Papier, Porto oder Drucker minimieren. Die sog. cloudbasierten Lösungen ermöglichen Ihnen, dass Sie bequem von Zuhause aus, eine elektronische Unterschrift erstellen lassen können. Dabei erstellen Sie ganz einfach ein Dokument an Ihrem Computer, Laptop oder Tablet und laden es bei dem Anbieter für E-Signaturen hoch. Jetzt wird das PDF-Dokument mit Ihrer eigenen elektronischen Unterschrift versehen und kann anschließend an den Empfänger z. B. per E-Mail verschickt werden. Die verschiedenen cloudbasierten Lösungen für E-Signaturen unterstützen die strengen Auflagen für Zertifizierungen und sorgen dafür, dass Sie als Unterschriftgeber authentifiziert werden.

So lässt sich ein Dokument in wenigen Schritten erfolgreich elektronisch unterzeichnen

Zuerst müssen Sie sich bei dem cloudbasierten Dienstleister Ihrer Wahl anmelden. Sie können anschließend ein oder gleich mehrere Dokumente auswählen, die unterzeichnet werden sollen. Danach laden Sie einfach eine oder mehrere Personen ein, die das eine oder die mehreren Dokumenten unterzeichnen sollen. Dabei können Sie definieren, welche Felder für die elektronische Signatur verwendet werden sollen. Jetzt kann das elektronische Dokument mit einer elektronischen Unterschrift abgesendet werden. Bei Bedarf lässt sich eine Belegdatei mit einem Zeitstempel erstellen.

Fazit

Wenn Sie eine elektronische Unterschrift erstellen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Zu diesen zählen die Beschleunigung von Arbeitsprozessen, mehr Nachhaltigkeit und klare Kosteneinsparung. Wenn Sie sichergehen möchten, dass alle rechtlichen Bestimmungen eingehalten worden sind, müssen Sie sich vorab entscheiden, ob Sie eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte E-Signatur benötigen. Jedoch reicht in den meisten rechtlichen Fällen aus, wenn Sie die einfache oder fortgeschrittene E-Signatur nutzen. Hier gibt es eine Authentifizierung und der Empfänger weiß immer, dass die Unterschrift tatsächlich von Ihnen als Unterschriftgeber stammt.

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