Was zeichnet eine gute Projektmanagement-Software aus?

In den meisten Unternehmen werden ständig neue Projekte begonnen,…

…durchgeführt und abgeschlossen. Oft sind daran viele Mitarbeiter gleichzeitig beteiligt. Für den besseren Überblick benötigen Team- und Projektleiter eine entsprechende Software, mit der Termine, Budgets und Arbeitsfortschritte koordiniert und eingesehen werden können. Für Unternehmen lohnt sich so eine Software in den meisten Fällen, weil durch ihren Einsatz Kosten und Arbeitszeit gespart werden. In diesem Ratgeber befassen wir uns näher mit dem Thema und erläutern, was die Vorteile einer guten Projektmanagement-Software sind.

Was versteht man unter einem Projekt?

Um zu verstehen, was eine Software für das Projektmanagement leisten muss, sollten Sie sich zunächst genauer mit dem Prinzip “Projekt” befassen. Folgende Kriterien sind ausschlaggebend dafür:

• Befristung: Ein Projekt hat einen Beginn und einen festgelegten Schluss, ist demnach zeitlich begrenzt.
• komplexe Vorgänge: Viele Komponenten spielen bei der Durchführung von Projekten eine Rolle. Dazu gehören sowohl technische als auch inhaltliche und organisatorische Aspekte.
• Einmaligkeit und Innovation: Durch die mit dem Projekt verbundene Aktivität werden neue Produkte, Dienstleistungen, Methoden oder Ähnliches entwickelt.
• Projektorganisation: Zur Durchführung einzelner Schritte in einem Projekt werden Teams gebildet. In diesen können sich auch externe Mitarbeiter befinden.
• Zielsetzung: Das Projekt und alle damit verbundenen Schritte sollen zu einem bestimmten Ereignis führen.

Projektmanagement

Zum Projektmanagement gehören die Initiierung, Planung und Steuerung des Projekts, beziehungsweise einzelner Arbeitsschritte, die dafür notwendig sind. Dabei werden verschiedene Projektmanagementmethoden angewandt, sowie Abrechnung und Abschluss der Unternehmung herbeigeführt.

Wozu dient eine Projektmanagement-Software?

Programme, die dazu dienen, Führungskräfte, Projektmanager, Abteilungsleiter und Teams unterschiedlicher Berufsgruppen bei der Planung und Durchführung eines Projekts zu unterstützen, fallen unter den Begriff Projektmanagement-Software (PMS). Ein entsprechendes Tool hält dafür hilfreiche Funktionen bereit. Neben er Planung und Koordination der Projektarbeit auch solche, die der Auswertung von Projektdaten dienen. Während einige Lösungen ausschließlich Teilbereiche des Projektmanagements umfassen, handelt es sich bei anderen um Komplettlösungen. Ein gutes Projektmanagement-System sollte unbedingt die folgenden Bereiche abdecken:

1. Planung: Terminplaner, To-do-Listen, Kommunikationstools für Teams, Task-Management, Meilensteine
2. Kollaboration: Foren, Whiteboards, Messenger-Tools, Chats, Weboffice-Funktionen

Die Vor- und Nachteile

Je nachdem, für welche Software Sie sich entscheiden, gibt es verschiedene Vor- und Nachteile zu beachten. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich das Arbeiten mit einer solchen Software vor allem dann lohnt, wenn ein Vorhaben sehr groß und umfangreich ist oder viele Menschen an der Durchführung beteiligt sind. Von diesen Vorteilen kann man mit einer geeigneten PMS profitieren:

• zentrale Organisation: Sämtliche Informationen und Dokumente, die zu einem Projekt gehören, werden zentral aufbewahrt und können jederzeit von berechtigten Personen eingesehen werden.
• Überblick: Status eines Projekts, Rechnungen und Arbeitslast der Teammitglieder werden übersichtlich dargestellt.
• zeitsparendes und zielführendes Arbeiten
• ergebnisorientiertes Arbeiten
• Vorantreiben von Projekten: So können Unternehmensziele schneller und zuverlässiger erreicht werden.

Daneben gibt es zwei Nachteile, die man zwar nicht unterschätzen sollte, bei denen es allerdings ebenfalls auf die Wahl der Software ankommt. Wir erläutern, warum das so ist:

• Einarbeitungszeit: Die Mitarbeiter müssen gut in die Software eingearbeitet werden, damit es im Verlaufe von Projekten nicht zu Problemen kommt. Allerdings ist hierbei entscheidend, wie komplex sich eine Software gestaltet. Anwenderfreundliche Lösungen lassen sich in der Regel schnell und gut vermitteln.
• zusätzliche Ausgaben: Durch Lizenzgebühren oder ein Abonnement können Zusatzkosten entstehen. Sie sollten jedoch bedenken, dass durch eine gute Projektmanagement-Software auch Zeit und Geld bei der Umsetzung von Projekten gespart werden kann.

Das Fazit – mit Projektmanagement-Software Unternehmensziele besser erreichen

Projekte sind wichtig, um in Teamarbeit Produkte, Dienstleistungen oder Ähnliches zu entwickeln. Damit ein Projekt, an dem viele Mitarbeiter gleichzeitig beteiligt sind, so reibungslos wie möglich umgesetzt werden kann, sollten Unternehmer auf eine gute Projektmanagement-Software setzen. Diese kann das tägliche Geschäft im Unternehmen erleichtern und einen besseren Überblick über Aufgaben und Kapazitäten von Mitarbeitern geben. Je nachdem, wie viele Funktionen eine solche Software umfasst, profitiert man dadurch von einigen Vorteilen und spart dadurch nicht zuletzt Zeit und Geld im eigenen Unternehmen.

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